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济南市投资控股有限公司档案管理制度汇编

档案工作岗位责任制

一、认真贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法规，制定档案管理工作标准和计划，并组织贯彻执行。

二、编写档案管理制度并贯彻落实。

三、健全完善档案管理网络，定期召开专兼职档案管理员会议，定期进行业务培训，提高档案人员业务素质和档案管理水平。

四、负责收集、整理、保管和统计公司各种门类和载体的档案。

    五、帮助指导各部（中心、室）按照档案工作要求做好文件、材料及声像、实物等归档工作。

    六、归档的档案材料力求做到齐全、完整、组卷合理、保管科学、查找方便，努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化。

七、对下属单位的档案工作进行监督和指导，搞好业务培训，不断提高档案管理水平。

八、积极开发档案信息资源，做好档案资料的编辑工作。编制各种检索工具，积极主动提供利用。

九、按照要求做好向市档案馆的档案移交工作。

档案收集制度

一、根据《中华人民共和国档案法》统一领导、分级管理的原则和公司制定的归档范围接收和收集具有保存价值的各种档案资料。

二、收集工作要遵循档案的客观形成规律，提高档案收集工作的科学性。

三、定期接收公司在党群工作、行政管理、经营管理、业务类等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料和声像材料。

四、定期接收公司的会计档案。

五、收集公司有关人员外出参加专业性会议以及出国人员进行专业考察活动形成和带回的有价值的材料。

六、加强与库藏内容有关文件材料的收集，以保证库藏档案的质量。

七、收集的档案资料要保证质量，对接收的档案应输交接手续，手续必须完备、清楚。

档案整理制度

一、党群工作、行政管理、经营管理、业务类管理工作中形成的文件材料，依据公司档案分类编号规则设置二级类目进行整理。

二、会计方面的文件材料，按其形成特点和文件形式，分别设置会计凭证、会计帐薄、会计报表及其他四个二级类目进行整理。

三、对于收集上来的零散文件材料，档案室应对其进行分类、立卷、编目等全过程的整理。

四、对室藏档案，经检查不符合整理要求的，要进行必要的加工，做局部的整理，以提高案卷质量。

五、党群工作、行政管理、经营管理、业务类、会计档案的分类、编号、排架等均依据集团档案分类编号规则执行。

档案归档制度

一、归档范围

凡是反映在公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围：

（一）上级机关的文件材料

1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料

2.上级机关颁发的公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件           

3.上级机关领导等视察本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料

4.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本

5.上级机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）

（二）本公司的材料

1.本公司党委召开的全体党员大会各种文件材料以及各种声像材料

2.本公司党委、行政领导会议文件材科，本公司召开的工作会议，专业会议材料

3.本公司颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿

4.本公司的请示与上级机关的批复文件，下属监管企业的请示与本公司的批复文件

5.本公司及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告

6.反映本公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料

7.本公司检查工作、调查研究形成的重要文件材料

8.本公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括微机软盘等）

9.本公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料

10.本公司内部工作活动中形成的重要文件材料

11.内容重要的人民来信、来访材料及处理来信、来访的材料

12.公司领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回来的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料

13.本公司机构改革、人员编制、名称更改、启用印信等文件材料

14.本公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料

15.本公司的历史沿革、大事记、年鉴；反映本公司重要活动的简报、声像材料，荣誉奖励证书、奖杯、奖牌等和有纪念意义的展览照片、录音、录像等材料

16.本公司人员的任免、调配、专业技术职称评定、聘任、党员、团、干部、工人名册、报表、纪委检查、治安保卫以及职工录用、转证、定级、调资、离退休、复转军人、评残、抚恤、死亡等工作及干部职工奖惩等文件材料

17.本公司办理的干部、职工转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根

18.本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册

19.本公司编印的情况反映，法规性文件，汇编等书刊定稿和印本、编辑出版的定稿、样本

20.本公司与有关单位签约的各种合同、协议书等文件

21.本公司各种普查工作中形成的文件材料

（三）非隶属单位的文件材料

1.非隶属单位颁发的非本公司主管业务但需要执行的法规性文件

2.有关部门对本公司工作检查形成的重要文件

3.和非隶属单位与本公司联系、协商工作的重要来往文件

（四）下属监管企业的文件材料

1.下属监管企业报送的重要工作请示、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预决算、资产等方面的文件材料             

2.下级公司报送的法规性备案文件

二、  归档时间

1.党群工作、行政管理、经营管理、业务类管理性档案的归档时间均在第二年三月底前，各部门的兼职档案员将应归档的文件材料整理好，向档案室移交归档，同时填写《公司内部移交文件登记表》。

2.会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理，保存一年后移交档案室统一保管。

3.电子文件逻辑归档实时进行。

4.光盘、照片及底片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

5.下列文件材料应随时归档

（1）变更、修改、补充的文件材料；

（2）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中文件材料；

（3）企业产权变动过程中形成的文件材料；

（4）其他临时活动中形成的文件材料。

三、  归档要求

1.归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。归档的文件材料必须齐全、完整。

2.归档的文件材料必须准确地反映经营管理及各项活动的真实内容和过程。

3.归档的文件材料要经部门负责人审定后归档。

4.具有永久、长期保存价值电子文件，必须形成一份纸质文件（含照片）归档。

5.凡归档的文件材料，要做到线条、字迹清楚、纸质优良、签署完备，不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝黯水书写，以利于档案的长期保存。

6.凡归档的文件材料都要填写《公司内部文件移交登记表》，移交时按清单核对，交接双方签字，各留一份以备查考。

档案保管制度

一、档案人员要维护公司档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命。档案排列有序、查找方便，调卷迅速、准确。

二、档案库房内橱具、设备放置整齐合理，要按照分类方案科学规范地排列档案。照片（底片）、录音带、录像带、计算机存盘要分别装盒，垂直放置，专橱保管。

三、库房应有防火、防盗、防尘、防光、防潮、防虫鼠等安全措施，库房整齐清洁、通风良好、做好温湿度测定记录。

四、库内严禁吸烟，非库房管理人员不得随便进入，确保库房安全。保持档案柜和案卷的整洁，查档过程中随时关闭柜门。

五、经常检查档案资料保管情况，清除隐患，发现问题及时采取有效措施解决。做到档案不散、不乱、不坏，维护档案的完整与安全。

六、档案的转递必须手续完备，室藏档案必须帐物相符。

档案鉴定、销毁制度

一、根据国家规定，档案保管期限分为永久、长期、短期三种，档案室负责编制档案保管期限表，并按其保管期限进行保管。

二、确定保管期限的原则及保管期限：

1.对公司有永久利用价值的重要档案应永久保存；

2.对公司有长期利用价值的档案应长期保存，期限一般为16年至50年左右；

3.在一定时期内有利用价值的档案应短期保存，期限一般为15年以内（含15年）；

4.凡是介于两促保管期限之间的档案，保存期限一律从长。

三、档案的鉴定

1.鉴定档案必须遵守档案鉴定原则，以公司制定的《档案保管期限表》为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，对具有保存价值的档案，准确地确定保管期限，对超过保管期限的档案及时组织鉴定。

2.鉴定档案必须成立由公司领导、相关部门负责人及档案人员组成的鉴定小组具体负责档案的鉴定工作，在鉴定某类档案时，应有该类部门负责人参加。

3.档案鉴定工作必须严肃认真，要逐件进行鉴定，从各方面来鉴定其档案的价值决定其取舍。

4.鉴定工作结束后，要写出鉴定工作总结，对失去保存价值的档案，按照有关规定提出销毁报告。

四、档案的销毁

1.对确已失去保存价值的档案，应登记造册，编制销毁清册（一式两份），经主管领导批准后销毁。

2.档案销毁时，必须由两个以上在指定地点监销。档案销毁后，档案管理员要在总帐注明“已销毁”，并标注销毁清册的编号和销毁时间、方式，由销毁人和监销人在销毁清册上签字。

3.档案销毁清册要存档妥善保管，保管期限一般为二十五年。

档案统计制度

一、档案统计工作的内容

１.档案工作基本情况统计：包括档案机构、库房面积、人员、设备等情况的统计。

2.档案保管数量统计：对一定时期内室藏档案的收集、移交、归档及库存情况、数量进行统计。

3.保管清查情况统计：主要是对不同时期内遗失、损坏的档案情况的统计。

4.对被鉴定档案数量和鉴定结果统计：包括所有保管档案和销毁档案的统计。

5.档案利用情况统计：在一定时期内对各类档案的借用、提供和复制的人数及利用率、利用人次、利用效果统计。

二、档案统计工作要求

1.统计工作按年度进行，并对统计结果进行分析研究，总结经验，提高档案管理工作水平。

2.档案统计的数据以原始记录为依据，如实填报档案登记和统计资料，符合统计计算口径，不得虚报和伪报，不出现计算、抄写错误。

3.手续齐全，制表人、审核人、单位公章、填报日期及统计说明都应填齐。

４.档案统计数据未经批准，不得私自公布、复印和抄写。

档案借阅利用制度

一、了解需要，掌握库藏、熟悉档案的内容、作用和存放情况，及时准确地为利用者提供档案，并编制各种必要的检索工具，积极给利用者提供利用线索。

二、档案室在向借阅者提供档案的同时，应由借阅者填写借阅档案登记簿。

三、公司工作人员借阅档案，一般应在档案室查阅。确因工作需要借出使用时，应办理借阅登记手续。借出时间一般１－２周，用完后及时归还。

四、外单位或下属单位查阅本公司档案，要持单位介绍信，重大问题须请办公室主任批准后方可查阅，但一律不许借出使用。查阅室藏机读档案，必须使用档案室专用计算机，不得外借。

五、借阅档案人员应爱护档案，不得拆卷，涂改和污损，防止丢失、损坏。否则，追究有关人员责任。

六、借阅档案人员要及时提供档案利用效果，做好利用信息反馈工作。

七、档案借阅完毕，档案管理员对归还的档案要详细检查，确定没有问题时，才能将档案放原处保管。

八、利用者归还档案时，应办理退还手续，并认真填写《档案利用效果》。

九、档案人员要正确处理好利用和保密的关系，遵守档案工作的原则，更好地为各项工作服务。

十、档案工作人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后，方能离开岗位。

档案保密制度

一、公司工作人员要严格遵守《保密守则》和各项保密制度，做好保密工作。

二、档案人员严格执行保密工作的规章制度，切实加强档案材料的管理，做到不丢失、不损坏、不泄密。

三、严格档案接收、保管和借阅制度，认真改选登记、签字手续。禁止在档案库房、档案阅览室等工作场所会客，不允许与档案无关的人员翻阅档案资料。

四、对于机密档案，要严格管理，未经主管领导同意不得提供利用。

五、利用者必须维护档案的安全，不得扩散、传播档案的内容。未经同意，不得在个人笔记本上记录档案机密和私自自制。

六、档案库房是保存档案的重要场所，非档案工作人员不得入内。外单位人员由于工作需要参观库房，须经公司领导批准，并由档案工作人员陪同方可入内。

档案复制管理制度

一、复制档案材料需经档案室批准，外单位来集团借阅复制档案需经公司办公室主任批准后方可进行。

二、涉密文件不允许复印，如特殊情况需要复印，必须经主管领导同意后，方可复印。

三、会计档案一般不复制，特殊情况需要复制时，需经财务部门负责人签字，公司领导批准后，档案室方可办理。

四、一般装订成册的档案复制时不得随意拆卷，在复制时因案卷较厚确需拆卷的，复制后应及时恢复原卷。

五、复制完毕后，原件经过检查后方可上架，复印材料经签字后，交借阅人使用。

六、复印过程中形成的废页、废件等，应及时销毁，不得随意堆放。

档案库房管理制度

一、档案库房应坚持“以防为主，防治结合”的方针和“安全防范，科学管理，利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。

二、档案库房、办公室、阅览室必须分开，并符合规定要求。

三、档案库房应配备温、湿度和调节设备，其温度应控制在14℃—24℃ ，相对湿度应控制在45%—60%。

四、定期更换防虫药品，防止虫、霉损坏档案，发现问题，及时进行修补和复制。

五、定期对库藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。

六、档案管理人除查找或整理档案外，一律不准在库房办公。应保持库房的清洁卫生，离开库房及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。

七、档案排架严格按照规定要求排列，不得随意变动。

八、档案库房内严禁吸烟，定期检查消防器材，不得堆积如山放杂物或与档案无关的物品。

九、档案库房是保管档案的重地，非档案人员不得进入库房。

档案管理“四参加”制度

一、根据档案管理规定，为保证档案的完整，实行“四参加”制度。公司重要的科研课题鉴定会、产品鉴定会、工程竣工验收、设备开箱验收等重大活动，档案室均应参加。

二、相关部门组织的重大活动必须通知档案室派人参加。

三、档案工作人员参加上述有关活动的任务是检查相应文件材料的完整、系统、准确性，并有权建议有关单位延迟验收或使用。

四、档案管理人员“四参加”活动，应做好现场情况记录。文件材料验收后，档案工作人员必须在有关文件上签署验收意见。

声像档案管理制度

    一、归档范围

凡是反映公司面貌、经营活动、工作成果及发展历史的有价值的声像材料均属归档范围。声像档案包括照片（底片）、录像带、录音带、光盘、影片及文字说明。

二、归档时间

1.在一项活动完毕，经过制作加工，编制说明后，随时向档案部门归档，并办理交接手续。

2.档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

三、归档要求

1.凡具有永久、长期保存价值的声像材料，有关部门和个人在制作工作完毕后及时向档案室归档。

2.归档的声像材料必须完整、准确。

3.凡属归档的声像材料应由承办部门整理。照片在归档时，底片、照片和文字材料一起归档，照片文字说明包括：内容、时间、地点、单位、人物等，底片应注明摄影者、摄影时间。

4.成组的照片要有总说明和分说明。

5.归档的声像材料必须声像清晰、完整。

6.声像材料的归档工作纳入有关部门职责，明确专人负责，按规定向档案室移交，任何部门和个人不得私自占有。

四、声像档案的保管

1.声像档案按不同种类、载体进行组卷、编目、排列。

2.定期检查，对污损的声像档案及时采取措施加以补救。

3.已归档的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自消磁和修改。

4.做好利用效果、库存数量、保管情况的统计工作。

五、声像档案的利用

1.编制声像档案分类目录，为利用者提供方便。

2.借阅声像档案，按照借阅制度办理。

3.底片是照片的原始材料，利用底片需经主管领导审批同意。